就労証明書は誰に書いてもらう？会社への頼み方・提出までの流れをわかりやすく解説

「就労証明書を提出してくださいと言われたけれど、これは自分で書くの？」
「会社にお願いするなら、人事？総務？それとも直属の上司？」

保育園や認定こども園などの申込みで就労証明書が必要になると、初めての方は少し戸惑いますよね。

書類を見ると勤務時間や勤務実績など細かな項目が並んでいるため、

「自分で分かるところまで書いて会社に渡せばいいのかな？」

と思う方もいらっしゃるかもしれません。

結論からお伝えすると、会社員・パート・アルバイトなどとして働いている場合、就労内容を証明する部分は原則として勤務先に記入してもらいます。

まずは提出先が指定している最新の様式を確認し、人事・総務など勤務先の担当窓口へ余裕を持って依頼するのが基本的な流れです。

この記事では、主に保育園・認定こども園などの申込みや継続手続きで提出する就労証明書を想定して、会社への頼み方から受け取り、提出までの流れを初心者の方にも分かりやすく解説します。

就労証明書とは？どんなときに必要？

まずは、就労証明書がどのような書類なのかを簡単に確認しておきましょう。

就労証明書は働いていることや勤務状況を証明する書類

就労証明書は、名前のとおり「その人がどこで、どのような条件で働いているのか」を勤務先などが証明するための書類です。

勤務先の名称や雇用期間、雇用形態、就労時間、就労日数、勤務実績などが記載されます。

単に「会社に在籍しています」と証明するだけではなく、提出先が就労状況を確認するための情報がまとめられているのが特徴です。

保育園・認定こども園などの手続きで使われる

就労証明書が必要になる代表的な場面のひとつが、保育園や認定こども園などの利用申込みです。

保護者が仕事をしていることや勤務状況などを確認するために提出を求められることがあります。

新しく入園するときだけでなく、入園後の現況確認や継続手続きなどで再度提出するケースもあります。

就労証明書は自分で書く？会社に書いてもらう？

ここが最も迷いやすいポイントかもしれません。

会社員やパート、アルバイトとして雇用されている場合、勤務内容を証明する欄については、基本的に勤務先へ記入を依頼します。

会社員・パート・アルバイトは勤務先へ依頼する

就労証明書には勤務時間や勤務日数、雇用期間など、勤務先が事実を確認したうえで証明する項目があります。

正社員だけでなく、パートやアルバイトで働いている場合も、まずは勤務先へ確認しましょう。

「パートだから自分で全部書けばいい」というわけではありません。

本人記入欄がある場合は自分で記入する

様式によっては、保護者名や児童名など、本人が記入する項目が設けられている場合があります。

その場合は案内に従い、自分が記入する欄だけを記入してから会社へ提出するとスムーズです。

どこまで本人が記入してよいのか分からない場合は、自己判断せず提出先や会社へ確認しましょう。

勤務先記入欄を勝手に作成・変更しない

勤務時間や勤務実績などは、自分自身でも把握している情報かもしれません。

しかし、就労証明書は勤務先が就労状況を証明する書類です。

勤務先が記載・証明する欄を本人が無断で作成したり、会社から受け取った後に内容を書き換えたりすることは避けましょう。

就労証明書を会社に書いてもらって提出するまでの流れ

就労証明書の手続きは、全体の流れを先に知っておくとそれほど難しくありません。

特に大切なのは、会社へお願いする前に提出先の案内を確認しておくことです。

せっかく会社に記入してもらったのに、「別の年度の用紙だった」「必要な書類が足りなかった」となると、再度お願いしなければならない場合があります。

就労証明書の用紙はどこでもらう？

就労証明書は、まず提出先が案内している様式を確認しましょう。

自治体の窓口で配布されている場合のほか、自治体の公式サイトからPDFやExcel形式などでダウンロードできることもあります。

保育所等の利用調整で使用する就労証明書については、こども家庭庁から標準的な様式も示されています。

ただし、実際に提出するときは、提出先の自治体が案内している方法を優先して確認することが大切です。

申請年度を確認する

以前使った就労証明書が手元に残っていると、「これをもう一度使えばいいかな」と思うこともありますよね。

しかし、年度によって様式や案内が変更されている可能性があります。

会社へ依頼する前に、今申し込む手続きに使用できる最新版か確認しましょう。

原本・コピー・電子データの扱いも確認

提出方法についても、窓口・郵送・オンラインなど自治体によって異なる場合があります。

PDFデータで受け取ればよいのか、紙の原本が必要なのか、コピーでもよいのかは提出先の案内を確認してください。

就労証明書は会社の誰に頼めばいい？

勤務先に書いてもらうことは分かっても、次に迷うのが「会社の誰にお願いするの？」という点です。

人事・総務などの担当部署に確認する

人事部や総務部がある会社では、各種証明書の発行を担当していることがあります。

まず社内の規程やイントラネット、証明書申請ページなどを確認してみましょう。

会社によっては、直属の上司へ紙を渡すのではなく、社内システムから申請するルールになっていることもあります。

小規模な職場では上司や経営者に相談する場合も

人事や総務といった部署がない小規模な会社や店舗では、店長・直属の上司・経営者などへ相談することも考えられます。

誰に頼めばよいのか分からないときは、

と上司などに尋ねれば十分です。

会社へお願いする前に準備しておきたいもの

会社へ「これを書いてください」と用紙だけ渡すより、必要な情報をまとめて伝えた方がスムーズです。

記入要領や見本が自治体から配布されている場合は、就労証明書と一緒に勤務先へ渡すと担当者も確認しやすくなります。

就労証明書はいつ会社に頼む？

就労証明書は、できるだけ提出期限に余裕を持ってお願いしましょう。

発行に必要な日数は会社によって異なります。

その場ですぐ記入できるとは限らず、担当部署への回付や勤務実績の確認などが必要になることもあります。

そのため、

提出期限ギリギリになってから急いでお願いすると、自分も会社の担当者も慌ててしまいます。

保育園の申込み時期など、同じような証明書の依頼が増えそうな時期は特に早めに確認しておくと安心です。

就労証明書を会社にお願いするときの例文

「書いてください」とお願いするだけでも問題ありませんが、提出目的や期限まで伝えると、担当者が対応しやすくなります。

メールでお願いするときの例文

直属の上司へ口頭でお願いするとき

担当者が分からない場合は、いきなり「書いてください」と渡すのではなく、まず窓口を尋ねる言い方がおすすめです。

社内チャットでお願いするとき

急ぎでお願いするとき

急いでいるときほど、「至急お願いします」と一方的に伝えるより、事情と期限を伝えたうえで対応可能か相談する形にするとやわらかい印象になります。

発行状況を確認するときの例文

「まだですか？」ではなく、提出期限があるため確認していることを添えると、催促の印象をやわらげやすくなります。

郵送で会社へ依頼する場合

休職中・育休中・遠方勤務などで会社へ直接書類を持っていけない場合は、郵送で対応してもらえることがあります。

ただし、郵送方法は会社ごとに異なるため、送る前に担当部署へ確認しましょう。

一般的には、就労証明書の用紙のほか、記入要領、提出期限が分かるメモや添え状などを用意すると分かりやすくなります。

返信用封筒が必要かどうかについても確認しておくと安心です。

就労証明書を会社へ渡すとき封筒は必要？

社内で直接渡す場合、必ずしも立派な封筒を用意しなければならないわけではありません。

勤務先のルールがある場合は、そちらを優先しましょう。

紙が折れたり汚れたりするのが心配な場合は、クリアファイルなどに入れて渡すと扱いやすくなります。

郵送するときは、書類が折れないようA4サイズに合う封筒を利用する方法もあります。

会社は就労証明書に何を書く？

実際の記載項目は様式によって異なりますが、就労証明書では主に次のような情報が確認されます。

会社印や担当者印が必要かどうかについても、提出先が示している最新の案内を確認しましょう。

「以前は印鑑が必要だったから今回も必要」と思い込まず、現在使用する様式の案内を見ることが大切です。

完成した就労証明書を受け取ったら確認すること

会社から受け取ったら、そのまま封筒に入れて提出する前に、記載漏れなどがないか確認しましょう。

もし気になる点があった場合は、自分で書き直さず勤務先へ相談しましょう。

内容が実際の働き方と違う場合は？

就労証明書を受け取って確認してみたら、

「勤務時間が違う気がする」
「時短勤務なのに通常勤務の時間だけ書かれている」
「勤務実績が思っていた数字と違う」

ということもあるかもしれません。

この場合も、まず会社の担当者へ確認してください。

勤務実績の集計方法や、契約上の勤務時間と現在の勤務時間など、本人が考えている数字とは基準が異なっている場合があります。

間違いだと決めつけて自分で修正するのではなく、

と担当者へ尋ねるとよいでしょう。

完成した就労証明書はどこへ提出する？

完成した就労証明書は、自治体や施設など、案内された提出先へ提出します。

提出方法には、窓口への持参、郵送、オンライン申請などがあります。

どの方法が利用できるかは提出先によって異なるため、申込み案内を確認してください。

提出前に控えを残しておくと安心

紙の原本を提出する場合は、提出前にコピーや写真などで控えを残しておくと、後から内容を確認したいときに便利です。

ただし、次回の手続きでそのコピーをそのまま提出できるとは限りません。

控えはあくまで自分の確認用として保管し、次回はその時点の提出条件を確認しましょう。

育休中・復職予定の場合はどうする？

育児休業中に保育園へ申し込む方は、就労証明書の記載内容が特に気になりますよね。

育休中の場合は、育児休業の取得期間や復職予定など、該当する項目について勤務先に正しく記載してもらいます。

復職予定日が変更になった場合や、育休を延長することになった場合などは、提出済みの内容と状況が変わることがあります。

そのような場合は、勤務先だけでなく提出先にも早めに確認しましょう。

時短勤務中の場合に確認したいこと

育児などのために時短勤務をしている場合は、通常の契約上の勤務時間と現在の実際の勤務時間が異なることがあります。

就労証明書にも関連する欄がある場合は、どの時間を記載するのか勤務先が記入要領に沿って確認します。

受け取った後に「思っていた勤務時間と違う」と感じた場合でも、自分で書き換えず担当者へ確認しましょう。

入社直後・転職直後・内定中の場合は？

転職時期と保育園の申込みが重なると、どの会社に就労証明書をお願いするのか迷いやすくなります。

入社したばかりの場合

入社直後は、過去の勤務実績が十分にないことがあります。

その場合の記載方法は、勤務先が様式や記入要領に沿って対応します。

実績がないからといって、自分で予定の勤務日数を書き足すことは避けましょう。

これから転職する予定の場合

現在の会社と転職先のどちらの証明が必要になるのかは、申込み時点や就労開始予定日などによって判断が必要になることがあります。

迷った場合は、先に提出先へ

と具体的に状況を伝えて確認するとスムーズです。

派遣社員は派遣先と派遣元のどちらに頼む？

派遣社員の場合は、「実際に働いている会社」と「雇用契約を結んでいる会社」が異なるため、迷いやすいポイントです。

まずは、雇用関係のある派遣会社に就労証明書の発行方法を確認してみましょう。

派遣会社によっては専用の証明書申請ページや問い合わせ窓口が用意されている場合があります。

派遣先に関する情報の記載が必要な場合もあるため、自己判断で派遣先へ直接依頼せず、最初に派遣会社の案内を確認すると安心です。

ダブルワーク・掛け持ちの場合は？

複数の勤務先で働いている場合、「どちらか1社だけ書いてもらえばよい？」と疑問に思いますよね。

必要な就労証明書の枚数や、どの勤務先について証明が必要なのかは提出先の取扱いを確認してください。

複数の勤務先それぞれについて証明を求められる場合には、それぞれの会社へ依頼することになります。

本業に加えて副業をしている場合も同様に、どの就労状況を申告・証明する必要があるか確認しましょう。

自営業・フリーランスの場合は誰が書く？

自営業やフリーランスの場合は、会社員のように「勤務先の人事へお願いする」という方法が使えません。

そのため、自治体によっては本人が就労証明書や申立書などを記入し、事業を行っていることを確認できる資料の提出を求められることがあります。

例えば、開業や事業実態、仕事内容などを確認できる書類が必要になる場合があります。

ただし、必要書類や記入方法は自治体によって異なる可能性があります。

家族経営・親族の会社で働いている場合は？

親や配偶者など家族が経営する会社や事業所で働いている方もいらっしゃいますよね。

この場合も、雇用形態や事業形態によって書類の扱いが異なることがあります。

勤務先から就労証明を受ければよいのか、自営業者と同様の追加資料が必要なのかなど、提出先の案内を確認してください。

特に親族が証明者になる場合などは、就労実態を確認するための追加資料を求められるケースも考えられるため、早めに確認しておくと安心です。

会社が就労証明書を書いてくれないときは？

「会社にお願いしたけれど、なかなか書いてもらえない」

そんな場合は、焦って自分で勤務先記入欄を作成するのではなく、まず会社へ状況を確認しましょう。

まず発行できない理由を確認する

単に担当部署へ書類が届いていなかったり、社内の申請方法が別に用意されていたりする可能性もあります。

「発行できない」と言われた場合も、その理由や正しい申請方法を確認してください。

提出先にも相談する

会社への依頼は済んでいるものの提出期限に間に合いそうにない場合は、期限を過ぎてからではなく期限前に提出先へ相談するのがおすすめです。

どのような対応になるかは提出先によって異なるため、

「会社には○日に依頼しており、○日に発行予定ですが、提出期限に間に合わない可能性があります」

と具体的に伝えると状況を説明しやすくなります。

提出期限に間に合わないときは？

就労証明書の発行が遅れ、提出期限が迫ってしまうと不安になりますよね。

まず会社へ発行予定日を確認しましょう。

そのうえで、提出期限に間に合わない可能性があることを自治体や提出先へ早めに相談します。

後日提出が可能なのか、ほかに必要な手続きがあるのかなどは、提出先の指示に従ってください。

提出後に勤務条件が変わった場合は？

就労証明書を提出した後で、勤務状況が変わることもあります。

例えば、

• 転職した
• 退職した
• 勤務時間が変わった
• 勤務日数が変わった
• 育休期間が変更になった
• 復職予定日が変わった

といった場合です。

提出済みの内容と現在の状況が異なる場合は、提出先へ連絡し、再提出や追加書類が必要か確認しましょう。

就労証明書をなくした場合は？

会社に書いてもらった就労証明書を提出前になくしてしまった場合は、まず勤務先へ再発行が可能か相談しましょう。

再発行にも時間が必要になることがあるため、紛失に気づいたら早めに連絡することが大切です。

また、提出前にコピーや写真、PDFなどで内容を残しておくと後から確認するときに便利です。

ただし、控えがあるからといって、そのコピーを正式な提出書類として使用できるとは限りません。

去年の就労証明書は使える？

去年提出した就労証明書のコピーが手元に残っていると、「勤務先も変わっていないし、そのまま使えないかな？」と思うかもしれません。

しかし、以前の証明書をそのまま利用できるとは限りません。

申請年度や証明日などに条件が設けられていることもあるため、今回の申請で必要な最新の様式・条件を確認しましょう。

また、勤務時間や雇用条件などが変更されている場合は、現在の内容で新しく証明してもらう必要が生じることがあります。

就労証明書でよくある失敗と注意点

ここまでの内容を踏まえて、就労証明書を準備するときに避けたい失敗をまとめます。

就労証明書についてよくある質問

就労証明書は自分で書いてもいい？

会社員・パート・アルバイトなどの場合、勤務先が証明する就労内容の欄は会社へ作成を依頼するのが基本です。

本人記入欄が設けられている場合は、その部分のみ案内に従って記入しましょう。

会社の誰に頼めばいい？

人事・総務・証明書発行窓口などに依頼するケースが一般的です。

会社によって手続きが異なるため、分からない場合は直属の上司などに「就労証明書はどちらへ依頼すればよいですか？」と確認してください。

パートやアルバイトでも会社に書いてもらう？

はい。雇用されて働いている場合は、パート・アルバイトでも勤務先へ証明を依頼するのが基本です。

就労証明書はどこでもらえる？

提出先の自治体窓口や公式サイトなどから入手できる場合があります。

会社へ依頼する前に、今回使用する最新の様式を確認してください。

会社に何日前に頼めばいい？

発行日数は会社によって異なるため、「何日前なら必ず間に合う」と一律には言えません。

社内の発行日数を確認し、提出期限から余裕を持って依頼しましょう。

会社の印鑑は必要？

押印の必要性は提出先や様式の案内を確認してください。

以前とルールが変わっている可能性もあるため、今回使用する最新の案内で確認することが大切です。

記入を間違えたら自分で直してもいい？

勤務先が記入した部分については、自分で書き換えず勤務先へ確認しましょう。

必要に応じて担当者から訂正や再発行をしてもらいます。

会社に頼むのが気まずいときは？

就労証明書は各種手続きで必要になる証明書です。

「保育園の手続きで必要になりました。こちらはどちらへお願いすればよいでしょうか？」と簡潔に伝えれば大丈夫です。

提出目的と期限を添えると担当者にも伝わりやすくなります。

会社が書いてくれない場合は？

まず会社へ理由や正しい申請方法を確認します。

提出期限に影響しそうな場合は、提出先にも早めに事情を伝えて対応方法を確認してください。

提出期限に間に合わない場合は？

会社へ発行予定日を確認し、期限前に自治体などの提出先へ相談しましょう。

自己判断で提出を諦めたり、勤務先欄を自分で書いたりしないことが大切です。

派遣社員は派遣元と派遣先どちらに頼む？

まず雇用関係のある派遣会社へ、就労証明書の発行方法を確認しましょう。

派遣会社独自の申請方法が用意されていることもあります。

ダブルワークの場合は何枚必要？

複数の勤務先それぞれの就労証明書が必要になるかどうかは提出先へ確認してください。

必要な場合は、それぞれの勤務先へ作成を依頼します。

自営業・フリーランスは自分で書いていい？

本人が記入する様式や申立書などを使用する場合がありますが、必要な書類は自治体によって異なります。

自営業・フリーランス向けの案内を確認してから記入しましょう。

去年の就労証明書を使ってもいい？

以前の証明書が今回も有効とは限りません。

申請年度、様式、証明日の条件などを確認し、必要であれば現在の内容で新しく作成してもらいましょう。

コピーを提出してもいい？

コピーの提出が認められるかどうかは提出先によって異なる可能性があります。

原本・コピー・電子データなど、指定されている提出形式を確認してください。

まとめ｜就労証明書は早めに勤務先へ依頼しよう

就労証明書は難しそうに見えますが、基本的な流れを押さえておけば落ち着いて準備できます。

特に大切なのは、会社へ渡す前に「最新の様式・提出期限・必要部数・記入要領」を確認しておくことです。

会社員・パート・アルバイトなどの場合、勤務先が証明する欄を自分で勝手に作成したり、受け取った後に書き換えたりすることは避けましょう。

育休中や時短勤務中、転職直後、派遣社員、ダブルワーク、自営業・フリーランスなどは、通常の会社員とは確認するポイントが異なる場合があります。

「自分の場合はどう書けばいいの？」と迷ったときは、自己判断で進めるより、勤務先と提出先の両方に確認するのが安心です。

提出期限が迫っていると焦ってしまいますが、まずは今日のうちに提出先の案内を確認し、必要な書類を準備するところから始めてみてくださいね。